בין אם מדובר בעסק קטן / בינוני ובין אם מדובר בארגון גדול, בחירה של מנהל חשבונות היא בחירה חשובה בעלת השלכות קריטיות, ולפיכך חשוב לבצעה באופן מושכל. אז איך בוחרים מנהל חשבונות איכותי?
הנהלת חשבונות בעסק או בארגון מהווה חלק פעיל ביותר בעסק. מי שאמון על הנהלת חשבונות לא רק ממלא מסמכים ומחלק צ'קים לספקים, הוא גם מטפל בכל ההיבטים הכלכליים של העסק, לרבות מיסוי, שכר, רכישות, ניהול הכנסות והוצאות, ובקיצור – כל מה שקשור לענייני כספים, ובעצם, כל מה שחשוב בעסק. כדי לבחור מומחה להנהלת חשבונות שיבצע את התפקיד התובעני ורב החשיבות הזה רצוי להפעיל מספר שיקולים חשובים.
שלב ראשון – להבין מהי הנהלת חשבונות
אז מה בעצם עושה רואה חשבון / מנהל חשבונות וכל מי שעוסק בהנהלת חשבונות? לבעלי המקצוע הללו – בין אם הם שייכים לארגון ויושבים במחלקת ניהול חשבונות ובין אם הם רואי חשבון חיצוניים – תפקידים רבים ומגוונים, ביניהם הנפקת משכורות לשכירים ותשלומים לספקים, ניהול ספרי חשבונות, מעקב אחרי הוצאות והכנסות, הפקת דוחות לרשויות המס, הפקת דוחות כספיים דוגמת דו"ח רווח והפסד שנתי, מעקב אחר פעולות חשבונאיות, מעקב אחר רכישה ומלאי, ביקורת על ההתנהלות הכלכלית בעסק או בארגון, מתן ייעוץ כלכלי, מתן ייעוץ ארגוני בקשר לחשבונאות תוך הקפדה על מילוי הדרישות החוקיות ועוד.
שלב שני – לוודא מהי ההכשרה של המומחים המועמדים למשרת הנהלת חשבונות
ישנו הבדל בין יועץ מס, רואה חשבון ומנהל חשבונות. כל אחד מבעלי המקצוע הללו עובר הכשרה שונה ומוסמך לבצע עבור העסק או הארגון פעולות שונות. על פי רוב, מומלץ לשכור את שירותיו של מנהל חשבונות או של רואה חשבון שמוסמך לבצע כמה שיותר פעולות, החל מרישום הוצאות והכנסות, עבור בפיקוח על הפעולות החשבוניות וכלה בעבודה מול רשויות המס. ככל שתקבלו יותר שירותים, כך שכר הטרחה שתשלמו גבוה יותר, אך בטווח הרחוק ההשקעה בהחלט משתלמת.
שלב שלישי – חושבים על מיקום, על נגישות ועל זמינות
מי שיעסוק בהנהלת החשבונות של העסק או של הארגון צריך להיות לא רק מקצועי, אלא גם זמין. בחרו איש מקצוע נגיש, שניתן להשיגו בקלות ואשר משרדו מצוי בקרבת מקום. מדי פעם תידרשו להיפגש איתו, להיוועץ בו ולקבל הדרכה וייעוץ, ולכן שיקול זה חשוב ביותר.
שלב רביעי – התייעצו עם מכרים
אין כמו המלצות של לקוחות מרוצים שמכירים מקרוב את שירותי הנהלת החשבונות שמציע רואה החשבון או מנהל החשבונות. אל תהססו לשאול קולגות, להתייעץ עם מכרים ולקבל חוות דעת מבעלי עסקים שעובדים עם רואה החשבון. אם הם מרוצים מהתפקוד – ניתן להניח שהבחירה מתאימה.
טיפים ואזהרות
- אל תתפתו לשכור שירותיו של משרד הנהלת חשבונות רק מכיוון שהוא גדול ומפואר. לעתים דווקא במשרדי בוטיק תוכלו ליהנות מיחס אישי וממעורבות גדולה של מנהל החשבונות, שבמשרד גדול לא תמיד יוכל לתת לכם מספיק תשומת לב.
- אל תתפשרו על ניסיון – ניסיון בתחום הנהלת חשבונות הוא חשוב ביותר, ורצוי להעדיף בעל מקצוע שכבר מצוי בפרטים ומכיר את השדה המורכב הזה לפני ולפנים.
- אל תתפשרו על מחיר – חסכון של 200-100 ש"ח בחודש עלול לעתים לפגוע בכם בעתיד. הנהלת חשבונות איכותיות ומקצועית חיונית לתפקוד תקין והצלחה של העסק, לכן הימנעו מחסכון קטן, עליו אתם עשויים בעתיד לשלם מחיר גדול.
