אירוע קטן הוא אירוע של פחות מ-100 משתתפים והוא יכול להיות יום הולדת, מסיבת פרישה, אירוע חברה או שמחה (חתונה, בר מצווה, בת מצווה או ברית מילה). למרות הציפיות, אירוע קטן איננו אירוע פחות מורכב: לאירוע קטן מאפיינים ייחודיים המחייבים ארגון מוקפד ומושכל, תוך שימת לב ללא מעט עניינים. אז איך תתכננו ותפיקו אירוע קטן איכותי ונעים, ומהם השלבים הנחוצים שיגרמו לכם ולאורחים שלכם לשמוח כמו שצריך? כל השלבים בדרך לאירוע קטן נהדר – במאמר שלפניכם.
שלב ראשון – גיבוש קונספט
שלב זה יוקדש לתיאום ציפיות – שלכם, כבעלי השמחה וכמפיקי האירוע עם עצמכם ועם כל הסובבים: בעלי מקום האירוח, בני המשפחה, הספקים (קייטרינג לאירועים קטנים, דיג'יי, חברת הפקות וכדומה). במסגרת תיאום הציפיות יגובש קונספט האירוע ויוכרע מה יהיה סגנון האירוע ומה יכלול הערב מבחינת קייטרינג לאירועים קטנים, תכנים, בידור לאורחים, מהלך האירוע ועוד.
שלב שני – בחירת מקום האירוע
חשוב לבחור אולם אירועים, מסעדה או אולם כנסים שיהיו תפורים למידות האירוע – חלל גדול מדי יגרום למקום להיראות ריק ועצוב, ואילו חלל קטן יגרום לצפיפות שתפגום בהנאת המשתתפים.
שלב שלישי – איתור אנשי מקצוע מתאימים
רבים מאתנו טועים לחשוב שאירוע קטן חוסך הרבה כסף, ריצות וכאב ראש, אבל הנחה זו שגויה מיסודה. בעת הפקת אירוע קטן יש לשים לב לניואנסים רבים ויש לנקוט לא מעט צעדים שיבטיחו אירוע מוצלח. כך, למשל, בגזרת האוכל – חשוב ביותר לבחור חברה המתמחה בקייטרינג לאירועים קטנים שתגיש אוכל איכותי, נקי, טעים ובכמות שתיראה מרשימה למרות המספר המצומצם של האורחים. גם את תוכני האירוע – בין אם מדובר בדיג'יי, בהופעה, בהרצאה או בהקראת ברכות ובנשיאת נאומים – חשוב מאד להתאים לאופי האירוע ולמספר המשתתפים בו.
שלב רביעי – תפירת הפרטים הקטנים
בכל אירוע – קטן כגדול – חשובים הפרטים הקטנים, אך באירוע קטן אלה מקבלים יותר משמעות. בגלל האינטימיות והנגישות הגבוהה של בעלי השמחה ושל האורחים אלה לאלה, יש לשים לב להרבה מאד פרטים, כמו תפאורה וסידור שולחנות שפחות בולטים באירוע רב משתתפים, ווליום סביר של מערכת ההגברה כדי לאפשר שיחה קולחת, תפאורה ייחודית ומעניינת – ודאי אם מדובר בערב חברה, והשקעת מחשבה רבה בארגון סידורי הישיבה – אחרי הכל, המרחק בין האורחים יהיה מזערי.
טיפים ואזהרות
- אף על פי שהאירוע קטן, אתם עדיין נדרשים לחשוב בגדול – התכוננו להרבה השקעה והצטיידו בסבלנות ובאורך רוח.
- אל תוותרו על אינטימיות – היתרון הגדול של אירוע קטן הוא האינטימיות. נצלו את המומנטום הזה והקפידו על אוירה אינטימית ועל יחס אינטימי, טיילו בין האורחים, הפכו את המעמד לפחות רשמי, ותרו על קבלת פנים גרנדיוזית וחתרו לאירוע בסגנון משפחתי, ועם זאת – יוקרתי ומכובד.
- שקלו אירוע בטבע – בכל אירוע שנחגג בטבע יש שפע יתרונות: אוירה, נוף, תפאורה טבעית ושלל יתרונות של אירוע תחת כיפת השמיים שתורמים לאיכות. כשמדובר באירוע קטן, מתבקש וקל יותר להפיקו בחוץ (בתנאי, כמובן, שתבחרו קייטרינג לאירועים קטנים בטבע), ולכן התייחסו ברצינות לאפשרות של אירוע קטן בטבע.
קישורים שימושיים
על הסעדה (קייטרינג) באתר ויקיפדיה
