כל בעל עסק מצליח, יעיד שאחד מהפרמטרים החשובים בדרך להצלחה, הוא ניהול נכון של העסק, וידיעה מה קורה בו, בכל רגע נתון. החדשות הטובות הן שכיום, בעידן הטכנולוגי בו אנו חיים, ישנן פעולות אשר יכולות לייעל בצורה משמעותית את ניהול העסק, ולאפשר לכל בעל עסק להישאר תמיד עם יד על הדופק לגבי המתרחש בו – גם אם הוא כלל לא נמצא בעסק (או אפילו בארץ), להלן מספר פעולות אשר יאשרו מעקב איכותי ויעיל אחר נתוני העסק:
שלב 1: לעבוד בצורה מסודרת
כל בעל עסק או מנהל עסק, יודע שריבוי הפעולות אותן הוא צריך לבצע כחלק מהניהול השוטף, יכול במקרים רבים לגרום לבלבול או ליצור תחושה של אובדן שליטה. ובכן, אחת הפעולות המרכזיות אשר בכוחן לייעל את פעילות העסק, כמו גם לאפשר מעקב אחר נתונים רלוונטיים שונים, זה לעבוד בצורה מסודרת: לנהל רשימות צ'ק ליסט, טבלאות ודוחות – ובמידת הצורך והאפשרות, ניתן גם לשכור את שירותיו של יועץ חיצוני (יועץ עסקי), אשר יוכל לעזור ולתת טיפים איך ניתן לעשות את זה נכון.
שלב 2: לרכוש תוכנה ייעודית
תוכנה ייעודית לניהול עסק, היא הדרך היעילה והטובה ביותר, לייעול כל הפעולות בניהול השוטף של עסק. תוכנה מתקדמת ואיכותית תאפשר לכם בין היתר: לנהל קשרי לקוחות, לעקוב אחר מצב הסחורה, לנהל מועדון לקוחות, להפיק דוחות ונתונים בחתכים שונים, להפיק מסמכים, לבצע פעולות של גבייה, סליקה והנהלת חשבונות ורשימת הפעולות עוד ארוכה – ותלויה כמובן בסוג התוכנה שאתם בוחרים, כמו גם בסוג העסק אותו אתם מנהלים. תוכנה שכזאת, תאפשר לכם להכניס סדר לניהול העסק, ולאפשר לכם לדעת בכל רגע נתון מה קורה בעסק שלכם, גם אם אתם לא נמצאים בו.
שלב 3: לנצל בצורה נכונה את תועלות התוכנה
רכישת התוכנה לבדה איננה מספיקה, ובשלב הבא, חשוב שתלמדו בצורה טובה את כל התכונות של התוכנה, וכיצד אתם יכולים לנצל אותן לטובת העסק. לדוגמא, חשוב להקפיד על הפקת דוחות תקופתיים בחתכים שונים, לבצע ניתוח נתונים, ובהתאם לאותו הניתוח להסיק מסקנות מה פחות עובד בעסק שלכם, מה אפשר לשפר, וכיצד ניתן לעשות זאת בצורה הטובה ביותר – אם תשכילו לעשות שימוש נכון באותה התוכנה, ותקפידו על ניתוח נתונים איכותי ויסודי, הרי שעשיתם צעד גדול בדרך להצלחה.
טיפים ואזהרות
- השוק מציע מגוון רחב של תוכנות לניהול עסק, חשוב מאוד להתאים את התוכנה לסוג העסק שלכם, כמו גם לבחור בתוכנה נוחה לשימוש – רוב התוכנות לא מצריכות ידע טכני מקדים, אך עדיין כדאי לוודא שאתם שולטים בעניינים.
- אם אתם מרגישים שאתם הולכים לאיבוד ולא ממש יודעים איך לבצע ניתוח נתונים על מנת לשנות את הדברים שפחות עובדים, אל תהססו לפנות לאיש מקצוע חיצוני.
